Ratgeber
Ein Wechsel klingt nach großem Risiko, ist aber vor allem eine Frage der Reihenfolge. Wer die folgenden Punkte vorab klärt, kann den laufenden Betrieb durchgehend aufrechterhalten — unabhängig davon, zu wem er wechselt.
Der erste Schritt, bevor irgendetwas anderes passiert: Welche Frist gilt, und zu welchem Termin ist eine Kündigung überhaupt möglich? Viele Wartungsverträge verlängern sich automatisch um ein Jahr. Prüft außerdem, ob es mehrere Verträge gibt — Wartung, Hosting, Backup, Telefonie und Lizenzen laufen oft getrennt und mit unterschiedlichen Fristen. Kündigt erst, wenn der Nachfolger feststeht und der Zeitplan steht.
Welche Server, welche Cloud-Dienste, welche Lizenzen sind aktiv, und wer zahlt wofür? Erstaunlich oft ist das beim aktuellen Dienstleister selbst nicht vollständig dokumentiert. Eine einfache Liste genügt für den Anfang:
Der heikelste Punkt. Administrator-Zugänge zu Servern, Firewall und Microsoft 365, dazu die Verwaltung von Domain und DNS, Hosting-Konten, Zertifikate und Lizenzportale: Klärt, wem diese rechtlich gehören und wie sie übergeben werden, bevor der alte Vertrag endet. Drei Dinge sollten immer auf euer Unternehmen laufen, nicht auf den Dienstleister: die Domain, der Microsoft-365-Tenant mit einem eigenen globalen Administrator und die Lizenzen. Ist das nicht so, gehört die Korrektur an den Anfang des Wechsels, nicht ans Ende.
Eine saubere Übergabe verlangt eine Dokumentation der Ist-Umgebung — nicht erst danach erstellt, sondern als Teil des Wechsels selbst. Fordert vom bisherigen Dienstleister an, was vorhanden ist: Netzplan, Passwortliste, Konfigurationen, Backup-Konzept. Liegt wenig vor, muss der neue Dienstleister selbst erheben. Das dauert länger, ist aber machbar — und das Ergebnis gehört danach euch.
Der neue Dienstleister sollte die Umgebung übernehmen können, bevor der alte Vertrag endet — nicht erst danach anfangen zu planen. Plant eine Überlappung ein, in der beide Seiten Zugriff haben. Besonders wichtig: Das Backup darf zu keinem Zeitpunkt unterbrochen sein. Das neue muss nachweislich laufen und getestet sein, bevor das alte abgeschaltet wird.
Wird gern vergessen: Nach der Übergabe müssen Fernwartungszugänge, Administratorkonten, VPN-Zugänge und hinterlegte Weiterleitungen des bisherigen Dienstleisters entfernt und die zentralen Passwörter geändert werden. Das ist kein Misstrauen, sondern normale Hygiene — wie der Schlüssel, den ein ehemaliger Mitarbeiter abgibt.
Neue Ansprechpartner, neue Wege für Anfragen — das früh zu kommunizieren erspart in der Übergangsphase unnötige Verwirrung. Sagt klar, ab wann welcher Weg gilt und an wen man sich im Notfall wendet.
Das kommt vor und ist lösbar, solange ihr selbst Zugriff auf Domain, Tenant und Verträge habt — deshalb Punkt 3. Bleibt sachlich, fordert Unterlagen schriftlich an und lasst euch nicht unter Zeitdruck setzen. Im Zweifel lässt sich fast jede Umgebung auch ohne Mithilfe neu erfassen.
Wie FLOORLAKE IT diese Übernahme konkret angeht, steht auf der Seite IT-Dienstleister wechseln. Einen ersten Eindruck vom Zustand eurer Mail- und Domain-Sicherheit liefert der kostenlose Security-Check.
Häufige Fragen
Das hängt von Größe und Dokumentationsstand der Umgebung ab. Den Zeitplan bestimmt in der Praxis vor allem die Kündigungsfrist des bisherigen Vertrags — die eigentliche Übernahme lässt sich in dieser Zeit parallel vorbereiten.
Erst, wenn der Nachfolger feststeht und ein Zeitplan für die Übernahme steht. Prüft vorher alle Verträge einzeln — Wartung, Hosting, Backup und Telefonie haben oft unterschiedliche Fristen.
Entscheidend ist, dass Domain, Microsoft-365-Tenant und Lizenzen auf euer Unternehmen laufen. Dann lassen sich Zugänge über die jeweiligen Anbieter zurückerlangen. Fordert Unterlagen schriftlich an und klärt die Eigentumsfrage früh.
Nicht, wenn das Backup durchgehend läuft. Das neue Backup muss eingerichtet und per Wiederherstellung getestet sein, bevor das alte abgeschaltet wird.