Braucht Microsoft 365 ein eigenes Backup?

Geteilte Verantwortung: was Microsoft absichert — und was nicht

Microsoft nennt das Prinzip „Shared Responsibility". Microsoft ist verantwortlich für die Plattform: Rechenzentren, Hardware, Netzwerk und dafür, dass Exchange, SharePoint, OneDrive und Teams laufen. Ihr seid verantwortlich für das, was darin liegt: Daten, Benutzer, Berechtigungen. Die Verfügbarkeitsgarantie schützt deshalb nicht vor versehentlichem Löschen, böswilliger Verschlüsselung durch Ransomware oder Aufbewahrungsfristen, die kürzer sind als das, was ihr im Ernstfall braucht.

Wo die eingebauten Aufbewahrungsfristen enden

Microsoft 365 hat Papierkörbe, aber sie sind zeitlich begrenzt. In der Standardkonfiguration gilt:

• Exchange-Postfächer: Gelöschte Elemente lassen sich nach dem Leeren des Papierkorbs noch 14 Tage wiederherstellen, per Einstellung bis zu 30 Tage.
• SharePoint und OneDrive: Gelöschte Dateien bleiben insgesamt 93 Tage im Papierkorb.
• Gelöschte Benutzer: Das Konto lässt sich 30 Tage wiederherstellen — danach sind Postfach und OneDrive weg.

Ist die Frist einmal abgelaufen — oder wurde etwas nicht direkt gelöscht, sondern über Wochen hinweg schleichend beschädigt —, helfen die eingebauten Mechanismen nicht mehr weiter. Aufbewahrungsrichtlinien können Fristen verlängern, sind aber ein Compliance-Werkzeug und kein Backup: Sie liegen in derselben Umgebung, mit denselben Administratorrechten.

Fünf typische Verlustfälle

• Versehentliches Löschen, das erst nach Monaten auffällt — der Ordner aus dem Vorjahresprojekt, den jemand „aufgeräumt" hat.
• Ausgeschiedene Mitarbeiter: Konto gelöscht, Lizenz frei, und nach 30 Tagen sind Postfach und OneDrive unwiederbringlich fort.
• Ransomware und Synchronisierung: Verschlüsselte Dateien werden von OneDrive brav in die Cloud synchronisiert.
• Kompromittiertes Konto: Ein Angreifer mit Zugangsdaten löscht Mails oder leert Papierkörbe gezielt.
• Böswilliges Löschen durch jemanden, der das Unternehmen im Streit verlässt.

Was ein Microsoft-365-Backup leisten muss

• Unabhängig: gespeichert außerhalb des eigenen Tenants, mit getrennten Zugangsdaten. Wer euren Tenant übernimmt, darf nicht auch das Backup löschen können.
• Vollständig: Exchange, SharePoint, OneDrive und Teams.
• Granular: eine einzelne Mail, eine Datei, ein Ordner, ein ganzes Postfach — wiederherstellbar auf einen beliebigen Zeitpunkt.
• Langfristig: Aufbewahrung passend zu euren eigenen und den gesetzlichen Anforderungen, nicht zu den Standardfristen des Anbieters.
• Getestet: Eine Wiederherstellung, die nie geprobt wurde, ist eine Vermutung.

Und die Aufbewahrungspflichten?

Geschäftliche E-Mails und Dokumente unterliegen in Deutschland handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten über mehrere Jahre. Ein Backup ist kein revisionssicheres Archiv — aber ohne Backup lässt sich im Verlustfall gar nichts mehr vorlegen. Welche Fristen für euch gelten, klärt ihr am besten mit eurer Steuerberatung; die technische Umsetzung übernehmen wir.

Ein eigenes Backup schließt die Lücke

Ein unabhängiges, regelmäßig getestetes Backup für Postfächer, SharePoint und OneDrive gehört für uns deshalb zum Standardumfang jeder verwalteten Microsoft-365-Umgebung. Wir setzen dafür auf Hornetsecurity, standardmäßig mit neun Jahren Aufbewahrung — also deutlich länger als jede eingebaute Frist. Mehr dazu unter Backup & Wiederherstellung.