Was kostet eine IT-Abteilung wirklich?

Mehr als nur das Gehalt

Die sichtbare Zahl ist das Bruttogehalt. Die tatsächlichen Kosten einer Stelle liegen deutlich darüber:

• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung — grob ein Fünftel des Bruttogehalts obendrauf.
• Arbeitsplatz: Büro, Ausstattung, Notebook, Diensthandy, gegebenenfalls Fahrzeug.
• Weiterbildung und Zertifizierungen: IT-Wissen veraltet schnell, gerade im Security-Bereich. Schulungen kosten Geld und Arbeitstage.
• Recruiting: Fachkräfte sind schwer zu finden. Stellenanzeigen, Personalvermittlung und Monate mit unbesetzter Stelle gehören in die Rechnung.
• Produktive Zeit: Nach Urlaub, Feiertagen, Krankheit und Schulung bleiben von einem Jahr deutlich weniger Arbeitstage, als der Kalender vermuten lässt.

Rechenweg zum Nachrechnen

Nehmt das Jahresbruttogehalt, das ihr für eine IT-Fachkraft in eurer Region zahlen müsstet. Rechnet etwa 20 Prozent Arbeitgeberanteile dazu, dann Arbeitsplatz, Weiterbildung und anteilige Recruiting-Kosten. Ein fiktives Rechenbeispiel: Bei 55.000 Euro Bruttogehalt ergeben sich mit Nebenkosten rund 66.000 Euro, mit Arbeitsplatz und Weiterbildung schnell über 70.000 Euro im Jahr — für eine Person, die realistisch an etwa 200 Tagen im Jahr verfügbar ist. Setzt eure eigenen Zahlen ein; der Rechenweg bleibt derselbe.

Redundanz ist teuer

Eine einzelne IT-Stelle bedeutet: Urlaub und Krankheit sind ein echtes Betriebsrisiko, nicht nur eine Terminverschiebung. Wer das absichern will, braucht entweder eine zweite Stelle — und verdoppelt die Rechnung — oder externe Unterstützung als Rückfallebene. Dazu kommt das Wissensrisiko: Kündigt die eine Person, geht mit ihr alles, was nicht dokumentiert wurde.

Breite schlägt Tiefe

Netzwerk, Server, Microsoft 365, Security, Backup, Telefonie, Lizenzen, Datenschutz: Das alles auf aktuellem Stand zu beherrschen, schafft kaum eine Einzelperson. In der Praxis bedeutet eine einzelne Stelle deshalb oft, dass einige Bereiche gut laufen und andere liegen bleiben — meist genau die unsichtbaren wie Patchmanagement und Backup-Tests.

Tools und Lizenzen laufen unabhängig vom Personal weiter

Monitoring-Software, Backup-Lösungen, Security-Tools, Ticketsystem, Fernwartung — diese Kosten fallen unabhängig davon an, ob intern oder extern betreut wird. Bei einer eigenen Stelle kauft ihr sie selbst; bei externer Betreuung sind viele davon Teil der Leistung.

Verfügbarkeit außerhalb der Bürozeiten

Eine Person kann nicht rund um die Uhr erreichbar sein. Ein Team mit klarer Eskalationsstufe — bis zur Notfall-Hotline — schon.

Die Kosten, die in keiner Rechnung stehen

Am teuersten ist oft, was gar nicht als IT-Kosten auftaucht: Mitarbeiter, die sich gegenseitig bei Computerproblemen helfen, der Geschäftsführer, der abends den Drucker einrichtet, ein halber Tag Stillstand, weil der Server voll war. „IT-Probleme kosten mich und mein Team jede Woche Stunden, die woanders fehlen" ist einer der drei Sätze, die wir am häufigsten hören. Zählt diese Stunden einmal einen Monat lang mit — das Ergebnis überrascht fast immer.

Wann sich welches Modell lohnt

• Kleine Unternehmen ohne eigene IT-Stelle: Externe Betreuung ist praktisch alternativlos — eine volle Stelle wäre nicht ausgelastet.
• Mittelgroße Unternehmen: Hier ist der Vergleich am spannendsten. Eine Stelle wäre beschäftigt, aber das Klumpenrisiko bleibt.
• Größere Unternehmen mit eigener IT: Häufig rechnet sich die Kombination — intern die Nähe zum Geschäft, extern Betrieb, Security, Spezialthemen und Vertretung.

Wie externe Betreuung abgerechnet wird

Klassisch über Wartungsverträge mit monatlicher Pauschale — planbar, aber oft bezahlt ihr ein Kontingent, das ihr nie ausschöpft. Wir arbeiten anders: Rahmenvertrag und definierte Leistungsscheine, abgerechnet wird die tatsächlich geleistete Arbeit im 15-Minuten-Takt, monatlich aufgeschlüsselt im Stundenreport. Wie eine externe Lösung konkret aussieht, steht auf der Seite Externe IT-Abteilung.