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Lizenzen zu kaufen ist der einfache Teil. Im Blick zu behalten, welche davon tatsächlich noch gebraucht werden, ist der Teil, der in der Praxis meistens liegen bleibt — und genau da setzen wir an.
Lizenzen laufen heute überwiegend als Abonnement, und Abos haben eine unangenehme Eigenschaft: Sie verlängern sich, auch wenn niemand sie mehr nutzt. Typische Befunde bei einer Bestandsaufnahme sind Microsoft-365-Lizenzen für ausgeschiedene Mitarbeiter, Premium-Pläne für Nutzer, die nur Mail brauchen, doppelt gekaufte Software in zwei Abteilungen und Tools, die nach einem Projekt einfach weiterliefen. Jeder einzelne Posten ist klein — zusammen ergeben sie über die Jahre eine relevante Summe.
Wir empfehlen, was zur jeweiligen Umgebung passt, nicht was gerade am meisten Marge bringt — keine Lizenzverkäufe um des Verkaufens willen. Das heißt konkret: der Plan, der zur tatsächlichen Nutzung passt, unterschiedliche Pläne für unterschiedliche Rollen und der Hinweis, wenn eine vorhandene Lizenz die gewünschte Funktion bereits enthält.
Wir behalten im Blick, welche Lizenzen tatsächlich genutzt werden, damit ungenutzte Zuweisungen nicht unbemerkt weiterlaufen. Das funktioniert, weil Lizenzen bei uns am Ein- und Austrittsprozess hängen: Kommt jemand neu, wird die passende Lizenz zugewiesen; geht jemand, wird sie frei und nicht stillschweigend weiterbezahlt. Bei Lizenzen, die über uns bestellt wurden, behalten wir nach Absprache auch Verlängerungstermine und Laufzeiten im Blick.
Unterlizenzierung ist das umgekehrte Risiko: zu wenige Zugriffslizenzen, privat lizenzierte Software im Geschäftsbetrieb, Testversionen im Dauereinsatz. Das fällt lange nicht auf und wird bei einer Prüfung durch den Hersteller teuer. Eine dokumentierte Übersicht, was im Einsatz ist und wie es lizenziert ist, gehört deshalb zur Dokumentation jeder Umgebung.
Lizenzmanagement ist bei uns kein eigenes Produkt, sondern Teil von Support und Betrieb — zusammen mit Beschaffung und Assetmanagement. Mehr dazu unter IT-Support und Hardware.
Häufige Fragen
Wir empfehlen, was zur jeweiligen Umgebung passt, nicht was die höchste Marge bringt — keine Lizenzverkäufe um des Verkaufens willen.
Ja. Gerade bei Microsoft 365 prüfen wir laufend, welche Lizenzen tatsächlich genutzt werden, damit ungenutzte Zuweisungen nicht unbemerkt weiterlaufen und unnötig Kosten verursachen.
In der Regel ja. Bei der Bestandsaufnahme erfassen wir, welche Lizenzen vorhanden sind, über wen sie laufen und wann sie sich verlängern — und führen sie danach in einer gemeinsamen Übersicht.
Durch den Abgleich von zugewiesenen Lizenzen mit der tatsächlichen Nutzung. Das ist Teil der Bestandsaufnahme zu Beginn und läuft danach dauerhaft über den Ein- und Austrittsprozess mit.